O papel do secretário do COMTUR

O secretário do Conselho Municipal de Turismo exerce uma função essencial para a organização e a continuidade das atividades do COMTUR.

Enquanto o presidente coordena e conduz os trabalhos, o secretário organiza as informações, prepara os documentos, registra as decisões e mantém o arquivo institucional do Conselho.

O papel do secretário do COMTUR

O secretário é responsável pelo suporte administrativo e documental necessário ao funcionamento do COMTUR.

Entre suas principais responsabilidades, estão:

• auxiliar o presidente na preparação das reuniões;
• receber e registrar as proposições encaminhadas ao Conselho;
• organizar as matérias que poderão compor a Ordem do Dia;
• preparar e encaminhar convocações, pautas e documentos;
• secretariar as reuniões;
• organizar as listas de presença;
• registrar as discussões, decisões e encaminhamentos;
• redigir as atas;
• formalizar os documentos aprovados pelo plenário;
• administrar os canais oficiais de comunicação;
• manter o arquivo físico ou digital do Conselho;
• providenciar a publicação dos documentos;
• acompanhar prazos e assuntos pendentes.

O secretário não decide sozinho quais propostas serão aprovadas nem conduz os debates, salvo quando estiver substituindo formalmente o presidente conforme previsto no Regimento Interno.

Sua principal responsabilidade é garantir que as atividades do Conselho sejam corretamente organizadas, registradas, comunicadas e preservadas.

A forma de escolha e a posição do secretário variam entre os municípios. Ele pode ser um conselheiro eleito, um servidor designado, um secretário executivo ou uma equipe administrativa vinculada ao órgão municipal de turismo.

Por isso, suas atribuições oficiais devem ser consultadas na Lei de criação e no Regimento Interno do COMTUR.

Antes da reunião

A preparação da reunião deve ser realizada em conjunto pelo presidente e pelo secretário.

O presidente orienta a organização dos trabalhos e define a Ordem do Dia. O secretário recebe, registra, reúne e organiza as informações necessárias.

Antes da reunião, cabe ao secretário:

• receber as proposições encaminhadas ao COMTUR;
• registrar a data, o autor e o assunto de cada proposição;
• verificar se os documentos recebidos estão completos;
• organizar as matérias por tema ou ordem de recebimento;
• encaminhar as proposições ao presidente;
• auxiliar o presidente na preparação da Ordem do Dia;
• reunir relatórios, pareceres e documentos relacionados à pauta;
• preparar a convocação;
• encaminhar a pauta e os materiais aos conselheiros;
• divulgar a reunião nos canais oficiais;
• atualizar a lista de titulares e suplentes;
• conferir os assuntos pendentes da reunião anterior;
• preparar a lista de presença;
• organizar os arquivos que serão utilizados durante a reunião;
• confirmar a presença de convidados ou responsáveis técnicos.

As proposições devem ser recebidas por um canal oficial do Conselho, como e-mail institucional, protocolo eletrônico ou outro meio definido pelo município.

O secretário deve administrar esse canal, registrar as mensagens recebidas e encaminhar cada assunto ao responsável adequado.

Como boa prática, o presidente e o secretário podem realizar uma reunião preparatória antes da reunião ordinária para:

• definir a Ordem do Dia;
• analisar as proposições recebidas;
• conferir documentos;
• organizar o tempo previsto para cada assunto;
• identificar matérias que dependem de informações adicionais;
• verificar os encaminhamentos pendentes.

Os prazos para recebimento de proposições, definição da pauta, convocação dos conselheiros e divulgação da Ordem do Dia devem seguir o Regimento Interno.

Quando o município utilizar o SiTur, o secretário pode publicar a convocação e a Ordem do Dia no Espaço COMTUR, respeitando o prazo definido pelo Conselho.

Durante a reunião

Durante a reunião, o secretário presta apoio ao presidente e registra os trabalhos do Conselho.

Cabe ao secretário:

• disponibilizar e organizar a lista de presença;
• conferir os membros titulares e suplentes presentes;
• informar ao presidente a quantidade de conselheiros presentes;
• secretariar os trabalhos;
• realizar a leitura ou apresentação da ata anterior;
• registrar as correções solicitadas;
• ler ou apresentar o expediente recebido;
• registrar os assuntos discutidos;
• identificar os autores das manifestações relevantes;
• registrar as proposições apresentadas;
• anotar emendas, substitutivos, requerimentos e destaques;
• registrar os resultados das votações;
• anotar responsáveis e prazos;
• reunir os documentos apresentados;
• registrar as decisões e os encaminhamentos;
• coletar as informações necessárias para a elaboração da ata.

O secretário confere e informa a presença dos membros. Cabe ao presidente declarar se existe o quórum necessário e determinar a abertura ou o encerramento da reunião.

Durante a leitura da ata anterior, o secretário deve apresentar o texto aprovado ou encaminhado aos conselheiros.

Quando houver pedido de correção, deve registrar a alteração proposta. A correção precisa ser aceita pelo plenário antes de ser incorporada à versão definitiva.

Na apresentação do expediente, o secretário deve informar as correspondências, ofícios, requerimentos, convites, relatórios e demais documentos recebidos pelo Conselho.

O presidente determina o encaminhamento de cada documento.

Durante a Ordem do Dia, o secretário deve registrar com clareza:

• o assunto discutido;
• a proposição apresentada;
• as alterações propostas;
• o tipo de votação utilizado;
• o resultado da votação;
• os votos divergentes, quando exigido;
• os responsáveis pelos encaminhamentos;
• os prazos definidos;
• os documentos relacionados à decisão.

O secretário não precisa transcrever todas as falas palavra por palavra.

A ata deve registrar de forma fiel e objetiva os principais acontecimentos, as decisões, os resultados das votações e os encaminhamentos da reunião.

Depois da reunião

Depois da reunião, o secretário deve organizar os registros e formalizar as decisões tomadas pelo Conselho.

Entre suas principais atividades, estão:

• concluir a redação da ata;
• conferir nomes, datas, resultados e encaminhamentos;
• encaminhar a minuta para análise, quando previsto;
• realizar as correções aprovadas;
• submeter a ata ao procedimento de aprovação do Conselho;
• coletar as assinaturas exigidas;
• registrar e arquivar a versão definitiva;
• formalizar requerimentos, resoluções, pareceres e outros documentos aprovados;
• encaminhar as decisões aos órgãos, entidades ou responsáveis;
• publicar os documentos nos canais oficiais;
• atualizar o controle de providências;
• acompanhar os prazos registrados;
• organizar os documentos recebidos e expedidos;
• preservar o arquivo institucional;
• preparar as informações para a reunião seguinte.

A ata somente deve ser apresentada como aprovada depois de cumprir o procedimento estabelecido pelo Regimento Interno.

O secretário não pode alterar unilateralmente uma ata já aprovada. Eventuais correções posteriores devem ser formalizadas de acordo com as regras do Conselho.

Os requerimentos, resoluções, pareceres e demais atos devem refletir fielmente as decisões do plenário.

O secretário é responsável por organizar a forma do documento, mas não pode modificar seu conteúdo político ou deliberativo.

Quando o município utilizar o SiTur, o secretário pode publicar no Espaço COMTUR:

• convocações;
• Ordens do Dia;
• atas aprovadas;
• requerimentos;
• resoluções;
• pareceres;
• composição do Conselho;
• calendário de reuniões;
• Plano de Trabalho;
• outros documentos públicos do COMTUR.

Antes da publicação, deve verificar se o documento está aprovado, assinado ou autorizado, conforme o procedimento aplicável.

Gestão dos documentos e da comunicação

O secretário ajuda a preservar a memória institucional do COMTUR.

Para isso, deve manter um arquivo organizado, de modo que os documentos possam ser encontrados e consultados com facilidade.

O arquivo do Conselho pode incluir:

• Lei de criação;
• Regimento Interno;
• atos de nomeação;
• relação de titulares e suplentes;
• calendário de reuniões;
• convocações;
• Ordens do Dia;
• listas de presença;
• atas;
• proposições;
• requerimentos;
• resoluções;
• pareceres;
• correspondências recebidas e expedidas;
• relatórios;
• documentos de comissões;
• Plano de Trabalho;
• registros de acompanhamento das decisões.

Sempre que possível, os documentos devem possuir:

• título;
• número de identificação;
• data;
• assunto;
• autor ou responsável;
• situação;
• relação com a reunião correspondente;
• local de arquivamento;
• registro de publicação.

A gestão do e-mail institucional também deve seguir uma rotina organizada.

As mensagens recebidas podem ser classificadas como:

• proposição;
• requerimento;
• correspondência;
• convite;
• solicitação de informação;
• denúncia ou manifestação;
• documento para conhecimento;
• assunto administrativo.

O secretário deve registrar o recebimento, encaminhar a mensagem e acompanhar a resposta quando necessário.

Informações públicas devem ser divulgadas com transparência. Dados pessoais, documentos protegidos ou assuntos sujeitos a restrição devem ser tratados conforme a legislação aplicável.

Organização, imparcialidade e limites de atuação

O secretário deve atuar com organização, imparcialidade e fidelidade aos fatos.

Ao redigir uma ata ou outro documento, não deve alterar o sentido das manifestações ou registrar uma posição pessoal como se fosse decisão do Conselho.

Uma boa atuação da Secretaria:

• mantém os documentos organizados;
• prepara as reuniões com antecedência;
• envia informações completas aos conselheiros;
• registra as decisões com clareza;
• acompanha os encaminhamentos;
• preserva a memória institucional;
• facilita o acesso às informações públicas;
• garante continuidade entre as reuniões;
• apoia o presidente sem substituir o plenário.

O secretário não deve:

• decidir sozinho quais matérias serão aprovadas;
• retirar proposições sem orientação ou justificativa;
• dirigir os debates, salvo substituição formal;
• conceder ou cassar a palavra;
• declarar a existência de quórum;
• anunciar o resultado de uma votação no lugar do presidente;
• modificar decisões tomadas pelo plenário;
• alterar atas aprovadas sem autorização;
• publicar uma proposta como se já estivesse aprovada;
• omitir documentos recebidos;
• usar os canais oficiais para manifestações pessoais;
• compartilhar informações protegidas indevidamente.

O secretário também não deve assumir a responsabilidade de executar todas as decisões do COMTUR.

Sua função é formalizar, encaminhar, registrar e acompanhar. A execução das ações cabe aos órgãos, entidades, associações, empresas ou responsáveis definidos pelo Conselho.

Atenção

Os prazos para apresentação de proposições, convocação, divulgação da pauta, elaboração da ata e publicação dos documentos variam entre os municípios.

Também podem variar:

• a forma de escolha do secretário;
• a duração do mandato;
• o direito de voz e voto;
• a necessidade de ser conselheiro;
• a possibilidade de substituição do presidente;
• os documentos que precisam de assinatura;
• o canal oficial de publicação;
• a estrutura da Secretaria Executiva.

Antes de iniciar as atividades, o secretário deve consultar:

• a Lei de criação do COMTUR;
• o Regimento Interno;
• o ato de nomeação dos membros;
• as resoluções vigentes;
• o Plano de Trabalho;
• as normas de transparência e proteção de dados;
• os procedimentos administrativos do município.

Quando uma atribuição não estiver claramente definida, o assunto deve ser encaminhado ao presidente e, quando necessário, submetido ao plenário.